Lögfræðileg úttekt;
hagræðing, áhættugreining og úrbætur
Hvaða þýðingu hefur lögfræðileg úttekt;
hagræðing, áhættugreining og úrbætur fyrir fyrirtæki og stofnanir?
Eykur virði
fyrirtækja/stofnana.
Stuðlar að meiri hagkvæmni og
skilvirkni í
rekstri fyrirtækja/stofnana.
Styrkir innviði
fyrirtækja/stofnana.
Dregur úr áhættu og kostnaði fyrirtækja/stofnana til lengri tíma.
Gerir fyrirtæki að vænlegri kosti til fjárfestingar, fjármögnunar og/eða mögulegrar sölu.
Hvaða fyrirtæki og stofnanir ættu að fara í gegnum lögfræðilega úttekt?
Í raun öll fyrirtæki og stofnanir (stór og smá), áður en það verður of seint eða eykur óþarfa áhættu, tekur óþarfa tíma og/eða kostar óþarflega mikið.
Fyrirtæki og stofnanir sem velta fyrir sér áleitnum spurningum um starfsemina og reksturinn, t.d.:
Hefur fyrirtækið/stofnunin sýn yfir öll lögfræðilegu málefnin sem varða reksturinn?
Er fyrirtækið/stofnunin að eyða óþarflega miklu í lögfræðikostnað?
Er skipulag skjala og annarra upplýsinga skýrt og aðgengilegt?
Tryggja samningar fyrirtækisins/stofnunarinnar hagsmuni þess/hennar?
Er lögfræðileg áhætta í rekstrinum sem fyrirtækið/stofnunin er ekki meðvitað/meðvituð um?
Er fyrirtækið vænlegt til fjárfestingar, fjármögnunar og/eða mögulegrar sölu?
Starfar fyrirtækið/stofnunin að fullu í samræmi við lög og reglur?
Ef lagalegar áhættur eru til staðar í starfsemi fyrirtækja/stofnana og
innviðir þeirra ekki traustir getur verið hætta á að:
Heildarásýnd fyrirtækis/stofnunar sé ekki eins góð og hún gæti verið.
Reksturinn sé ekki í eins góðu horfi og hann gæti verið, t.d. sé verið að greiða óþarflega mikið fyrir lögfræðiþjónustu.
Virði fyrirtækis sé minna í augum fjárfesta og/eða lánveitenda en það gæti verið.
Fyrirtæki sé ekki eins vænlegur fjárfestingar- og/eða fjármögunar-kostur og það gæti verið.
Samningar fyrirtækis/stofnunar tryggi ekki nægilega hagsmuni fyrirtækisins/
stofnunarinnar.
Starfsemi fyrirtækis/stofnunar sé ekki að fullu í samræmi við lög og reglur.
Fjárhagsleg áhætta sé til staðar í fyrirtækinu/
stofnuninni.
Orðsporsáhætta sé til staðar í fyrirtækinu/
stofnuninni.
HVAÐ ER
LÖGFRÆÐILEG ÚTTEKT; HAGRÆÐING OG ÁHÆTTUGREINING?
Lögfræðileg úttekt; hagræðing og áhættugreining skiptist í þrjú skref.
Fyrirtækið/stofnunin ákveður hvort það vilji fara í gegnum bæði hagræðingu og áhættugreiningu, eða einungis annað hvort.
Skilningur á rekstri fyrirtækisins/stofnunarinnar.
Skoðun á skipulagi lögfræðilegra málefna hjá fyrirtækinu/stofnuninni
(hagræðing).
Skoðun á gögnum og upplýsingum fyrirtækisins/stofnunarinnar og greining lögfræðilegrar áhættu (áhættugreining).
Skilningur á rekstri fyrirtækisins/stofnunarinnar.
Þetta er mjög mikilvægt - og raunar vanmetið - fyrsta skref. Til þess að fá sem mest virði út úr lögfræðilegu vinnunni skiptir miklu máli að skilja rekstur og vörur fyrirtækisins/stofnunarinnar, hverjar áherslurnar eru, hvar sársaukapunktarnir liggja, hvernig áætlanir líta út sem og stefna og markmið fyrirtækisins/stofnunarinnar til fyrirsjáanlegrar framtíðar.
Í hverju felst vinna NOVO Legal?
Í skrefi eitt:
-
Förum við yfir rekstur, vörur, áætlanir, stefnu og markmið fyrirtækisins/stofnunarinnar með stjórnendum þess/hennar.
Skoðun á skipulagi lögfræðilegra málefna hjá fyrirtækinu/stofnuninni (hagræðing).
Í þessu skrefi er núverandi skipulag lögfræðilegra málefna hjá fyrirtækinu/stofnuninni kortlagt og fundið út hvernig breyta megi skipulaginu til að auka hagræði og skilvirkni í rekstrinum.
Til dæmis er tekið til skoðunar hvernig fyrirtækið/stofnunin heldur utan um lögfræðileg verkefni; hvernig verkefni eru skilgreind, hvernig verkefni eru unnin, hverjir vinna verkefnin, hvernig verkefnum er fylgt eftir, hvernig haldið er utan um kostnað við verkefnin o.s.frv.
Í þessu skrefi er mikilvægt að fá að borðinu alla sem lögfræðilegu málefni fyrirtækisins/stofnunarinnar snerta til að finna út hvernig best sé að leysa lögfræðileg verkefni á sem skilvirkastan og hagkvæmastan hátt, hvaða verklag sé skynsamlegast fyrir fyrirtækið/stofnunina þannig að þörfum allra sé mætt og allir skilji hvaða hlutverki lögfræðilegu verkefnin gegna í starfsemi fyrirtækisins/stofnunarinnar.
Mikilvægt er að vinna í lausnum, en auðvitað á þann hátt að gætt sé allra þeirra skyldna sem réttilega hvíla á fyrirtækinu/stofnuninni. Oft er það samt þannig að fleiri en ein leið getur verið fær að settu markmiði.
Ef koma þarf á nýju skipulagi felur það einnig gjarnan í sér innleiðingu á nýrri þekkingar- og skjalastjórnun, sem getur verið mjög mikilvæg, þar sem þarna leynast oft helstu „lögfræðilegu verðmæti“ fyrirtækisins/stofnunarinnar. Til að leggja mat á þörfina þarf því að taka saman öll skjöl og upplýsingar sem fyrirtækið/stofnunina varða.
Þá þarf að ákveða hvernig stilla á upp öllum skjölunum og upplýsingunum, en ráðlagt er að uppbyggingin sé í öllum meginatriðum svipuð og um áreiðanleikakönnun (e. Due Diligence) væri að ræða. Slíkt fyrirkomulag helst líka í hendur við það skref sem rökrétt er að stíga í kjölfar og meðfram vinnu við nýtt skipulag, þ.e. að ráðast í greiningu lögfræðilegrar áhættu fyrirtækisins/stofnunarinnar.
Í hverju felst vinna NOVO Legal?
Í skrefi tvö:
-
Förum við í gegnum og kortleggjum núverandi skipulag lögfræðilegra málefna með öllum hagaðilum innan fyrirtækisins/stofnunarinnar (stjórnendum, áhættustýringu, fjárstýringu, þróunarteymi, söluteymi o.s.frv.).
Skoðun á gögnum og upplýsingum fyrirtækisins/stofnunarinnar og greining lögfræðilegrar áhættu (áhættugreining).
Þetta skref snýst um úttekt og greiningu á lögfræðilegri áhættu í rekstri og starfsemi fyrirtækisins/stofnunarinnar. Um er að ræða eins konar fyrirbyggjandi lögfræðilega áreiðanleikakönnun, þar sem farið er lögfræðilega í saumana á núverandi ástandi lögfræðilegra málefna fyrirtækisins/stofnunarinnar og þannig fundið út hverju þurfi að bæta úr til að draga úr áhættu og bæta reksturinn.
Greiningin listar upp lögfræðileg viðfangsefni fyrirtækisins/stofnunarinnar, hvernig þeim er sinnt í dag og hverju þurfi eða æskilegt sé að breyta eða bæta.
Greiningin getur ennfremur leitt önnur afleidd atriði í ljós og spurning er hvort fyrirtækið/stofnunin vilji að greiningin nái til annarra atriða en bara lögfræðilegra atriða (t.d. tæknilegra atriða, fjármálatengdra atriða o.þ.h.).
Öfugt við hefðbundnar áreiðanleikakannanir, sem oftast standa í beinum tengslum við kaup eða sölu, þá fylgir miklu minni pressa fyrirbyggjandi áreiðanleikakönnun og hægt er að vinna hana alfarið á þeim hraða og með því umfangi og þeim áherslum sem henta fyrirtækinu/stofnuninni.
Í hverju felst vinna NOVO Legal?
Í skrefi þrjú:
-
Förum við í gegnum öll gögn og upplýsingar fyrirtækisins/stofnunarinnar og tökum út og greinum lögfræðilega áhættu fyrirtækisins/stofnunarinnar.
HVAÐ ER GERT Í KJÖLFAR LÖGFRÆÐILEGRAR ÚTTEKTAR; HAGRÆÐING OG ÁHÆTTUGREINING?
ÚRBÆTUR.
Þegar lögfræðilegri úttekt er lokið er hægt að ráðast í æskilegar og nauðsynlegar úrbætur sem byggjast á niðurstöðum úttektarinnar; það er í raun fjórða skrefið í ferlinu.
Fyrirtækið/stofnunin ákveður hversu langt það/hún vill ganga í vinnu við úrbætur; tiltekið skipulag og tiltekin áhætta geta verið talin ásættanleg án frekari aðgerða en nauðsynlegt er að fyrirtækið/stofnunin sé upplýst og meðvitað um skipulagið og áhættuna.
Úrbætur.
A. Skipulag lögfræðilegra málefna.
Um er að ræða vinnu vegna æskilegra breytinga á skipulagi lögfræðilegra mála hjá fyrirtækinu/stofnuninni, t.d. skipulag og utanumhald gagna og upplýsinga, samningu verklagsreglna og stefna, samningu staðlaðra samninga og eftir atvikum samningshandbóka, þar sem finna má leiðbeiningar til starfsmanna fyrirtækisins/stofnunarinnar um notkun tiltekinna samningsforma, t.d. ef ástæða þykir til að virkja fleiri innan fyrirtækisins/stofnunarinnar í samningamálum til að auka hagkvæmni og skilvirkni í rekstrinum.
B. Lögfræðileg áhætta.
Jafnframt er um að ræða vinnu við að bæta úr þeim atriðum sem nauðsynlegt eða æskilegt er að laga samkvæmt greiningu á lögfræðilegri áhættu, hvort sem um er að ræða setningu verklags eða breytingar á núverandi verklagi, samningu á nýjum skjölum/samningum, breytingar á núverandi skjölum/samningum, tilkynningar til stjórnvalda o.s.frv.
Í hverju felst vinna NOVO Legal?
Í skrefi fjögur:
-
Bætum við úr því sem nauðsynlegt eða æskilegt er að laga á grundvelli úttektar á skipulagi og áhættu, að höfðu samráði við fyrirtækið/stofnunina.
Fyrirtækið/stofnunin stýrir alfarið hversu langt það/hún vill ganga í vinnu við úrbætur.